Doing GTD Kanban Style (3)

This post has moved to http://www.pascalvenier.com/?p=2764

Doing GTD Kanban Style (2)

This post has moved to http://pascalvenier.com/?p=2761

Doing GTD Kanban Style (1)

This post has moved to http://www.pascalvenier.com/?p=2757

1 pic a day, 2013 challenge: day 100

This post has moved to http://www.pascalvenier.com/?p=2827

Travailler tout haut

This post has moved to http://www.pascalvenier.com/?p=2823

Esquisse d’une infographie sur la productivité et l’efficacité personnelle

Ce billet est maintenant ici: http://www.pascalvenier.com/?p=423

Consulting en productivité personnelle sur Skype

Ce billet se trouve maintenant ici: http://pascalvenier.com/blog/?p=412

Qu’est-ce que la méthode Getting Things Done?

Getting Things Done: the Art of Stress-Free productivity est le titre d’un livre publié en 2001 par David Allen, un consultant en productivité personnelle et conférencier résidant à Ojay en Californie. Il rapidement devenu un livre à succès et a rapidement attiré une foule d’adaptes. C’est désormais un des classiques incontournable de la littérature sur la productivité personnelle. Une traduction française, S’organiser pour réussir est désormais disponible depuis 2008. Le propos de la méthode Getting Things Done, ou GTD pour les initiés, est d’aider chacun à devenir plus productif en contrôlant son flux de travail. Ceci est possible en mettant en oeuvre un simple processus qui comprend cinq étapes : la collecte, le traitement, l’organisation, la revue et l’action. Comme une image vaut bien mille mots, le systéme de traitement a été synthétisé de façon élégante dans un diagramme désormais fameux, le GTD Workflow diagram et plus récemment dans une infographie très élégante, le GTD workflow map.

Voici pour mémoire la traduction du diagramme flux de travail de Getting Things Done que j’avais publiée dès 2006, bien avant la traduction du livre de David Allen en français. Elle a été visionnée quelques 17 972 fois à ce jour sur le site de FlickrLe diagramme des flux de travail de Getting Things Done

  • Un premier principe de base est d’effectuer de façon très systématique la collecte de tous “les trucs” qui entrent dans votre vie (lettres, documents, courriels, etc.) mais aussi de vider votre tête et d’écrire tout ce qui peut avoir votre attention.
  • C’est ensuite affaire de soumettre tout ce qui entre dans votre systéme à un traitement très rigoureux. Un tel processus de triage utilise des filtres aussi simples qu’efficace en posant une série de trois questions, à savoir : “qu’est-ce que c’est?”, “peut-on exécuter une action?”, et le cas échéant, “quelle est l’action suivante”?. Déterminer quelle est l’action suivante à exécuter est tout à fait central dans l’ensemble de la méthode GTD. Une particularité de cette méthode, insistons sur ce point au passage est que tout ce qui comporte plus d’une action à exécuter constitue un projet.
  • L’organisation repose elle sur une structure aussi simple que claire et rigoureuse. Les choses qui ne peuvent pas donner lieux à l’exécution d’une action sont jettées (poubelle), placées en incubation (dossier un jour/peut-être), ou archivés pour un possible usage à l’avenir (documents de référence). Un système simple de listes et de dossier est utilisé afin d’effectuer le suivit de ce qui doit donner lieu à l’exécution d’une action (actions suivantes, tâches qui doivent être effectuées pendant une période bien définie et évènements, choses qui ont été déléguées à quelqu’un d’autre et qui sont “en attente”, ainsi que projets et documents relatifs aux projets).
  • Effectuer régulièrement la revue du système de façon régulière est un élément tout à fait essentiel de la mise en oeuvre de la méthode Getting Things Done. Il s’agit ici, non seulement de passer régulièrement en revue les actions suivantes qui ont besoin d’être exécutées, mais aussi de mener des revues hebdomadaires, véritablement ritualisées à dessein. Pendant celles-ci il s’agira d’effectuer le traitement du panier d’arrivée, d’identifier tout ce qui est inachevé, de passer en revues toutes les actions suivantes et de s’assurer qu’elles restent bien alignées tant avec ses domaines de responsabilité et de focus actuels, qu’avec vos objectifs et votre vision à plus long terme.
  • Enfin, il s’agit de passer à l’action, car la finalité du système est d’accomplir les tâches qui ont besoin de l’être. Le “done” dans Getting things DONE. Au coeur de la méthode est que l’essentiel de ce qui sera à exécuter sera constitué de travail prédéfini, tout en gardant suffisament de flexibilité pour être à même de répondre aux sollicitations qui surviennent de façon inattendue et auxquelles vous devrez répondre de façon immédiate ou presque.
  • Si Getting Things Done est une méthode de productivité personelle, qui permet de prendre, ou de reprendre le contrôle de ses flux de travail, elle n’est pas que cela. En effet, la productivité ne saurait jamais être une fin en soi. C’est aussi, lorsqu’elle est bien maîtrisée, une méthode d’efficacité personnelle, qui comprend également une seconde dimension, qui met elle l’accent sur la pertinence de mettre son travail en perspective. Je me propose de l’évoquer dans un prochain billet.

    Faisons le point : ma plateforme personnelle en 2012

    J’évoquais avant-hier dans Avoir une plateforme personelle, un excellent billet de Michael Hyatt sur la question. Faire le point en procédant à une analyse de sa plateforme personnelle, ainsi que le recommande Michael Hyatt, me sembIe une excellent idée. C’est ce que je me propose de faire dans ce billet. Prendre le temps de penser stratégiquement n’est jamais perdu.

    Quels sont les composantes de ma plateforme personnelle?

    Je vais donc commencer par réfléchir à quels peuvent être les éléments de ma plateforme personnelle, en utilisant pour cela la nomenclature proposée par Michael Hyatt. Mon camp de base, c’est-à-dire cet “endroit [...] que vous possédez et contrôlez [...] où les gens peuvent vous trouver et connecter avec vous et votre contenu”, est incontestablement mon site web www.pascalvenier.com. Si j’ai commencé à bloguer en 2005 et ai été relativement actif pendant un certain temps, mon blog est entré en sommeil à partir de la fin de 2008, quand j’ai découvert le microblogage et où je suis devenu très actif sur Twitter. J’ai toutefois recommencé à bloguer un petit peu plus en 2012, alors que j’amorçais ma transition professionnelle et que j’immigrais au Canada. Mes “ambassades”, c’est-à-dire les endroits que l’on ne contrôle pas mais ou on a une présence constante, se trouvent sur Twitter et à un degré moindre sur Facebook. Finalement mes “postes avancés”, c’est-à-dire les endroits que je ne contrôle pas et où je n’ai pas une présence constante sont mes comptes Flickr, Instagram, Pinterest où ma présence n’est qu’intermitente ; j’ai aussi cette année commencé à expérimenter avec Learnist et Google+.

    Que s’est-il passé en 2012?

    Michael Hyatt suggère d’analyser ce qui s’est passé en 2012, en utilisant un certain nombre d’indicateurs statistiques pour l’année qui s’écoule et pour l’année précédente, puis de les comparer:

    • le traffic de l’année en termes de visiteurs uniques
    • le nombre d’abonnés, tant par courriel que flux RSS
    • l’engagement à partir du nombre de commentaires reçu
    • le nombre de billets rédigés tout au long de l’année
    • les dix billets qui ont été les plus populaires.

    Dans la mesure où je n’ai guère été actif sur mon blog personnel cette année, cette démarche n’a qu’une pertinence relative, mais mérite quand même d’entre entreprise.

    Le traffic sur l’ensemble de mon site est resté à peu de choses prêtes constant par rapport à l’année précédente avec quelques 40571 visiteurs uniques pour 493087 pages vues. Il n’y a semble-t-il quasimment pas d’abonnés. Cela n’est guère surprenant dans la mesure où je n’ai pas beaucoup blogué ces dernières années, mais de plus je ne me suis guère soucié de cette question des abonnements tant par courriel que par flux RSS depuis bien longtemps. Je n’ai rédigé que 26 billets en anglais et 10 en français sur mon blog personnel. Une vingtaine de billets ont par ailleurs été publiés sur mon carnet de recherche pendant l’été, lorsque j’ai tenté “une petite expérience” qui consistait à préparer un article en le rédigeant progressivement sous forme de billets de blogue. L’engagement est des plus limités au cours de l’année avec tout au plus 4 commentaires. Analyser quels ont été les billets les plus populaires n’aurait pas ici grand sens. Par contre, une tendance intéressante peut être observées, au-delà de la grille d’analyse proposé par Michael Hyatt : il s’agit d’une part du nombre des documents téléchargés. Ainsi en ce qui concerne les documents relatifs à la productivité personnelle : ma mindmap de Getting Things Done a été téléchargée 1 140 fois et mon gabari GTDThink, pour mettre en oeuvre GTD avec le logiciel Devonthink a lui été téléchargé 154 fois. En ce qui concerne mon activité de chercheur un des articles a été téléchargé 2 578 fois, et d’autres respectivement 650, 600, 365 et 48 fois.

    Cette analyse me fournit en tout cas d’intéressantes indications qui me seront fort précieuses pour définir, ou redéfinir, mon plan d’action pour ma plateforme personnelle, à laquelle je consacrerai mon prochain billet.

    Avoir une plateforme personelle

    Un des meilleurs livres que j’ai lu en 2012 est sans conteste, le livre Platform: Get Noticed in a Noisy World de Michael Hyatt. Si sa lecture m’a enthousiasmée, peut-être n’en ai-je pas tiré tout le parti que j’aurai pu : une fois de plus, il y a fréquemment un certain décalage entre entrevoir des possibilités et agir pour leur donner une forme concrète. Michael vient de publier un excellent billet dans lequel il pose la question: Avez-vous une plateforme personnelle pour 2013?. Celui-ci arrive à point nommé pour moi puisqu’il m’incite à réfléchir sur la question d’une importance cruciale dans le contexte de ma reconversion, à savoir celle de ma présence en ligne.

    Les billets de Michael Hyatt, un de mes blogueurs préférés, sont toujours des modèles du genre et celui-ci ne fait pas exception. Il prend ici comme point de départ une parabole, aussi courte qu’édifiante:

    “Un jeune homme demanda un jour à une vénérable vieille dame pleine de sagesse:
    — “Quel est le meilleur moment pour planter un chêne?”
    — “Il y a vingt ans” répondit celle-ci.
    — “Quel est le second meilleur moment?” lui demanda-t-il alors.
    —”Aujourd’hui”, répondit-elle.

    Michael poursuit en affirmant, à juste raison, qu’il en est bien de même en ce qui concerne la création de sa plateforme personnelle. Certes, “il aurait été parfait de commencer il y a 5 ou 10 ans”, mais maintenant est bien “le second meilleur moment” que ce soit pour lancer sa plateforme personnelle ou encore pour faire progresser celle-ci et atteindre le niveau supérieur si on en a déjà une.

    Envisageant tout d’abord le pourquoi, Michael Hyatt fournit à l’appui de cette affirmation 4 arguments difficilement contestables:

    • 1. Vous n’avez aucunement “besoin de la permission de qui que ce soit” et que vous aurez bien dans ce domaine la maîtrise de votre succès.
    • 2. “La technologie n’a jamais été plus facile à utiliser”.
    • 3. “La carte du chemin à parcourir a déjà été tracée par les pionniers. [...] Vous pouvez profiter de l’expérience des autres.”
    • 4. Il met finalement l’accent sur le fait que “le coût est minimal” et que le plus grand investissement sera le temps que vous y consacrerez.”

    En venant ensuite au comment, l’auteur de ce billet met l’accent sur l’importance de concevoir “un plan de plateforme personnelle“. Pour se faire, il suffit selon lui de “définir les éléments clés de votre plateforme”, qui consistent en trois éléments, à savoir un “camp de base”, des “ambassades” et des “postes avancés”.

    • Premier élément d’une plateforme personnelle est le “camp de base”, qui est un “endroit [...] que vous possédez et contrôlez [...] où les gens peuvent vous trouver et connecter avec vous et votre contenu.” Cela peut être dans le monde virtuel, un blogue, un podcast, ou encore une chaîne de vidéo, mais aussi – insistons sur ce point car c’est bien une particularité de la conception de la plateforme personnelle développée par Michael Hyatt – dans le monde réel une boutique, des conférences que vous pouvez donner ou des évènements que vous organisez, ou autre choses encore. Dans tous les cas, il recommande au débutant de se concentrer sur un seul “camp de base” au début et de n’en lancer d’autres en construisant sur un premier succès.
    • Viennent ensuite des “ambassades”, à savoir, “les endroits que vous ne contrôlez pas, mais où vous avez une présence constante”. Leur rôle relève du domaine de qu’il appelle de la représentation, de l’ouverture et du développement de contact. De telles “ambassades” peuvent comprendre des réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter, LinkedIn, ou d’autres encore.
    • Finalement les “postes avancés” “sont les endroit que vous ne contrôlez pas et où vous n’avez pas une présence constante”. S’il s’agit ici tout autant de représentation que d’exploration, l’objectif reste bien “d’attirer du trafic vers votre camp de base”. Il peut s’agir par exemple d’écrire des billets de blogue invités, ou de donner un interview tant pour le podcast de quelqu’un d’autre que pour des médias traditionnels, ou encore de donner des conférences.

    Pour terminer, Michael invite ses lecteurs à bien réfléchir. Il s’agira pour les débutant(e)s d’engager une réflexion sur un possible plan de plateforme personnelle. Ceux qui ont déjà une telle plateforme sont invités à analyser ce que sont ses composantes, à procéder à une rétrospective sur l’année qui vient de s’écouler, mais aussi penser à ce que devraient être leurs objectifs pour 2013 et à définir un plan d’action pour y parvenir. C’est bien ce que je me propose de faire dans mon prochain billet.